Digitaler Beschaffungsprozess

Digitale Beschaffung als Must-have für Effizienz

Oftmals kommen in Unternehmen mit einzelnen Beschaffungsprozessen analoge Lösungen und unterschiedliche Kommunikationskanäle zum Einsatz. Um die Beschaffung wesentlich zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und Kosten einzusparen, müssen die dazugehörigen Prozesse digitalisiert werden.

Durch den Einsatz von einer passenden Software-Lösung wird mehr Transparenz im Unternehmen geschafft und Ressourcen können wesentlich besser eingesetzt werden. Manuelle zeitaufwendige Tätigkeiten werden einfach automatisiert und digitalisiert. Somit wird die Fehlerquote minimiert und Prozesse von der initialen Anforderungen bis hin zur letzten Rechnungszahlung können besser kontrolliert werden.

Die Bedeutung von Procurement steigt stetig an. Unternehmen sichern sich mit dem richtigen Beschaffungssystem einen Wettbewerbsvorteil. Außerdem ist es eine notwendige Investition für ein nachhaltiges Wachstum und Agilität.

Erfahren Sie mehr darüber, was Sie konkret tun können

Mögliche Ansätze und Vorgehensweisen

Auswahl Software-Lösung Die passende Software-Lösung für den digitalen Beschaffungsprozess und notwendigen Komponenten für die Projektumsetzung evaluieren.

WEITERENTWICKLUNG Mit einer ständigen Analyse und Reporting besteht die Möglichkeit, dass die Plattform "data driven" weiterentwickelt und optimiert werden.

Technische Umsetzung

Das System wird innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur technisch realisiert und eigenen Systemlandschaft umgesetzt.

Requirements Engineering

Die Anforderungen für das System müssen identifiziert werden. Dazu zählt auch die Konkretisierung und Gewichtung dieser Anforderungen, welche je nach Anwendungsfall variieren.

Bedarfsermittlung

Problematische Schwierigkeiten und der momentane Bedürfnisse in Bezug auf die Beschaffung müssen analysiert werden. Es wird geklärt, was genau von der Automatisierung und Digitalisierung betroffen ist.

Festlegung von Zielen

Es muss in Form von Primär- und Sekundärziele festgelegt werden, was genau mit dem Beschaffungssystem erreicht werden soll. Die Definition eines konkreten Zieles ist für die Einführung des Systems grundlegend.

Bei der Ablösung muss das richtige System gewählt werden

Effizienzsteigerung mit der richtigen Plattform

88 Prozent der befragten IT-Manager der DACH-Region gaben an, dass sich die in ihrem Unternehmen verwendete B2B E-Commerce-Lösung negativ auf ihr Geschäft auswirke. Eine schlecht integrierte E-Commerce-Lösung kann dazu führen, dass 100 Aufträge aufgrund von Ausfallzeiten, verlorenen Sendungen als auch kostspieligen Wartungen verloren gehen. Das ist nur der Anfang des Dominoeffekts.

Quelle

Effizienzsteigerung mit der richtigen Plattform

Drei Hauptgründe für einen Online-Shop

Wie Ihr Unternehmen von Digitaler Beschaffungs(Prozessen) profitiert

Optimierte Kontrolle

Mit digitalen Beschaffungsprozessen kann die gesamte Beschaffung von der Anfrage bis hin zu letzten Rechnung effektiver kontrolliert und überwacht werden. Außerdem bieten sie eine besser Übersicht des Beschaffungsprozesses.

Reduzierung von Kosten

Wiederholende und routinierte Aufgaben, wie zum Beispiel Verfahren für Genehmigungen, werden durch eine digitale Beschaffung automatisiert. Mitarbeiter benötigen deutlich weniger Zeit und die Fehlerquote kann reduziert werden.

Zufriedene Mitarbeiter

Der gesamte Beschaffungsprozess wird vereinfacht und automatisiert. So können Mitarbeiter ihre Aufgaben wesentlich schneller und besser erledigen. Digitale Beschafungsprozesse tragen somit bei der Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Schritt für Schritt zum neuen E-Commerce System (Replatforming)

Ihr Möglicher Ansatz mit uns

1. Discovery Phase

Die Discovery Phase ist der Grundstein und die Basis für das gesamte Projekt bzw. Vorhaben. Im Rahmen der Discovery Phase werden Ziele definiert, Prioritäten geklärt und der Status Quo der Organisation ermittelt. Was sind die Ziele und wie können diese erreicht werden. Dabei kommen alle Fakten auf den Tisch. Auch mögliche Hürden und Herausforderungen.
2. Zieldefinition und Bedarfsanalyse

Nach der Discovery-Phase geht es eine Etage tiefer. Speziell die Ziele werden aufgeschlüsselt und hinterfragt. Timelines werden erstellt und Business Cases gerechnet. Es geht darum, das potentielle Vorhaben und Projekt auf Papier "vorzudenken" und zu prüfen, ob der geplante Weg sinnvoll ist.
3. Anforderungsmanagement
Im Rahmen des Anforderungsmanagements werden alle benötigten Funktionen ermittelt, spezifiziert und dokumentiert. Zudem unterstützen wir Sie bei der Ausarbeitung der Informationsarchitektur, der Usability und Nutzerführung.
4. System- und Partnerauswahl
Auf Basis der Zieldefinition unterstützen wir Sie bei der Auswahl der passenden Softwareplattform. Wir achten dabei auf Aspekte wie Anpassbarkeit, Skalierbarkeit und Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Unser Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die nicht nur den aktuellen, sondern auch zukünftigen Anforderungen gerecht wird.
5. Launch & Go-Live
Vor dem Launch schulen wir Ihr Team, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit dem Portal vertraut sind und es effektiv nutzen können. Nach der erfolgreichen Implementierung begleiten wir den Launch, um einen reibungslosen Übergang für Ihre Kunden zu gewährleisten.
6. Feedback und Optimierung
Nach dem Launch sammeln wir aktiv Feedback von Ihren Kunden und Ihrem Team. Dieses Feedback nutzen wir, um das Portal kontinuierlich zu optimieren und an sich ändernde Anforderungen anzupassen.