Internes Beschaffungssystem

Wie ein interner bzw. geschlossener Shop Mehrwert erzeugt

In der heutigen Geschäftswelt ist die Effizienz der internen Prozesse entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Ein leistungsstarkes internes Beschaffungssystem ist dabei keine Option, sondern eine Notwendigkeit, um Wettbewerbsvorteile zu sichern, Kosten zu senken und die operative Effizienz zu steigern. Procurement spielt eine immer wichtigere Rolle!

Interne Beschaffungssysteme ermöglichen es Unternehmen, ihre Einkaufsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dies führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis, indem manuelle Tätigkeiten reduziert und Fehlerquellen minimiert werden. Darüber hinaus verbessern sie die Transparenz und Kontrolle über die gesamten Beschaffungsaktivitäten, von der Anforderung bis zur Bezahlung, was eine genauere Budgetkontrolle und eine effektivere Ausgabenüberwachung ermöglicht.

Die Investition in ein fortschrittliches internes Beschaffungssystem ist somit ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die in der digitalen Ära erfolgreich sein wollen. Es stellt sicher, dass sie agil bleiben, Kosten effektiv managen und die Grundlage für nachhaltiges Wachstum legen.

Das können Sie konkret tun

Mögliche Ansätze und Vorgehensweisen

Bedarfsanalyse

Ermittlung der aktuellen Schwächen, Probleme und Herausforderungen beim Thema Beschaffung. Welche Prozesse sollen digitalisiert und auch automatisiert werden?

Zieldefinition

Welche Ziele werden mit dem neuen System erfüllt? Unterteilung nach Primär- und Sekundärziele. Bei jedem Projekt ist es essentiell zu verstehen, welches Ergebnis erzielt werden soll.

Anforderungsmanagement

Identifikation, Spezifikation und Dokumentation der Anforderungen. Unterteilung der Anforderungen nach Use Case sowie Priorisierung und Aufwandseinschätzung.

Auswahl der Technologie Evaluation notwendiger Software-Lösungen und Komponenten für die Realisierung des Projekts. Die klassische Frage nach: Make or Buy.

Implementierung

Technische Realisierung und Implementierung des Systems innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur und Systemlandschaft.

Weiterentwicklung Auf Basis einer kontinuierlichen Analyse und eines Reportings kann die Plattform "data driven" weiterentwickelt und optimiert werden.

Drei Hauptgründe für einen Online-Shop

Wie Ihr Unternehmen von einem internen Beschaffungssystem profitiert

Kosteneinsparungen

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie Bestellanforderungen und Genehmigungsverfahren, reduzieren diese Systeme den Zeitaufwand und minimieren menschliche Fehler.

Transparenz und Kontrolle

Interne Beschaffungssysteme bieten eine verbesserte Übersicht und Kontrolle über den gesamten Beschaffungsprozess. Von der initialen Anfrage bis zur finalen Rechnungsbegleichung.

Mitarbeiterzufriedenheit

Die Vereinfachung und Automatisierung des Beschaffungsprozesses durch ein internes System trägt wesentlich zur Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter bei, da Aufgaben schneller erledigt werden können.

Schritt für Schritt zum internen Beschaffungssystem

Ihr Möglicher Ansatz mit uns

1. Discovery Phase

Die Discovery Phase ist der Grundstein und die Basis für das gesamte Projekt bzw. Vorhaben. Im Rahmen der Discovery Phase werden Ziele definiert, Prioritäten geklärt und der Status Quo der Organisation ermittelt. Was sind die Ziele und wie können diese erreicht werden. Dabei kommen alle Fakten auf den Tisch. Auch mögliche Hürden und Herausforderungen.
2. Strategieentwicklung

Basierend auf der Discovery-Phase erfolgt im zweiten Schritt die Strategieentwicklung. Innerhalb dieser Phase wird ein Business-Case gerechnet, USPs und Abgrenzungsmerkmale identifiziert und das gesamte Projekt auf Papier vorgedacht. Im Rahmen der Strategieentwicklung stehen vor allem betriebswirtschaftliche Betrachtungen im Vordergrund.
3. Anforderungsmanagement
Im Rahmen des Anforderungsmanagements werden alle benötigten Funktionen ermittelt, spezifiziert und dokumentiert. Zudem unterstützen wir Sie bei der Ausarbeitung der Informationsarchitektur, der Usability und Nutzerführung.
4. System- und Partnerauswahl
Auf Basis der Zieldefinition unterstützen wir Sie bei der Auswahl der passenden Softwareplattform. Wir achten dabei auf Aspekte wie Anpassbarkeit, Skalierbarkeit und Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Unser Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die nicht nur den aktuellen, sondern auch zukünftigen Anforderungen gerecht wird.
5. Inhalte und Daten
Gemeinsam erarbeiten wir, welche Inhalte und Funktionen das Portal umfassen soll. Dazu gehören häufig FAQs, Wissensdatenbanken, Video-Tutorials, Foren oder Ticketing-Systeme. Wir sorgen dafür, dass diese Inhalte leicht zugänglich und verständlich sind, um die Selbstbedienung Ihrer Kunden zu maximieren.
6. Launch & Go-Live
Vor dem Launch schulen wir Ihr Team, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit dem Portal vertraut sind und es effektiv nutzen können. Nach der erfolgreichen Implementierung begleiten wir den Launch, um einen reibungslosen Übergang für Ihre Kunden zu gewährleisten.
7. Feedback und Optimierung
Nach dem Launch sammeln wir aktiv Feedback von Ihren Kunden und Ihrem Team. Dieses Feedback nutzen wir, um das Portal kontinuierlich zu optimieren und an sich ändernde Anforderungen anzupassen.